Trong nền kinh tế toàn cầu hóa, vận tải hàng không đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực logistics, đặc biệt đối với các loại hàng hóa có giá trị cao, yêu cầu thời gian giao hàng nhanh chóng. Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không được thực hiện theo các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác, an toàn và hiệu quả trong chuỗi cung ứng. 

1.Các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Bước 1.Báo giá và lịch bay phù hợp cho khách hàng lựa chọn

Trước khi tiến hành đặt chỗ, HML sẽ liên hệ với hãng bay để kiểm tra giá và lịch bay theo các thông tin mà doanh nghiệp cung cấp. Báo giá sẽ phụ thuộc vào:

• Trọng lượng, kích thước kiện hàng
• Loại hàng hóa (hàng thông thường, hàng nguy hiểm, hàng dễ hỏng,…)
• Tuyến đường bay, sân bay đi và đến
• Thời gian vận chuyển dự kiến

Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá, HML sẽ liên hệ hãng hàng không để lấy booking gửi cho Doanh nghiệp. Báo giá đối với vận chuyển hàng không thường có các chi phí như sau:

• Cước vận tải (Air freight) và phụ phí (Surcharge FSC + SCC)
• Các loại phí khai thác mặt đất như: AWB/AMS, X-ray, airport fee…
• Lịch bay và thời gian bay…..

Bước 2: LIÊN HỆ AIRLINE ĐẶT CHỖ (BOOKING) VÀ XÁC NHẬN VẬN CHUYỂN

HML liên hệ với hãng hàng không hoặc đại lý vận chuyển để lấy booking trước khi gửi hàng. Các thông tin cần cung cấp:

• Loại hàng hóa
• Trọng lượng, số lượng kiện hàng
• Điểm đi – điểm đến
• Ngày dự kiến vận chuyển
• Điều kiện vận chuyển đặc biệt (nếu có, như hàng nguy hiểm, hàng đông lạnh,…)

Sau khi đặt chỗ thành công, hãng hàng không xác nhận lịch trình và cung cấp booking confirmation.

Bước 3: CHUẨN BỊ HÀNG HÓA VÀ CHỨNG TỪ

Hàng hóa cần được đóng gói theo tiêu chuẩn hàng không, có thể yêu cầu pallet để thuận tiện cho quá trình vận chuyển. Một số chứng  quan trọng đi kèm gồm:

• Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) (nếu cần)
• Giấy kiểm dịch, giấy phép xuất khẩu (nếu có)

Bước 4:  LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU

Các chứng từ cần chuẩn bị để làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa tại sân bay bao gồm:

• Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc nhóm kinh doanh có điều kiện)
• Hợp đồng thương mại (Sales contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Bản kê chi tiết của hàng hóa, trong nhiều trường hợp có thể dùng phiếu đóng gói ( Packing List).
• Lược khai hàng hóa (Manifest): do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ và gửi chung trong một vận đơn chủ (MAWB)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin). Lưu ý: Giấy này có thể gửi sau khi hàng hóa được xuất đi.
• Một số chứng từ, giấy giờ khác: tờ khai, mã vạch, phiếu cân, Giấy giới thiệu.
• Lấy chữ ký xác nhận qua khu vực giám sát hải quan tại sân bay

Bước 5: GIAO HÀNG TẠI SÂN BAY 

Hàng hóa được vận chuyển đến kho hàng của hãng hàng không tại sân bay. Tại đây, nhân viên kho sẽ kiểm tra lại số lượng, trọng lượng và tình trạng hàng hóa. Nếu đạt yêu cầu, hàng hóa sẽ được tiếp nhận và lưu trữ tại khu vực chờ xếp lên máy bay. Đội ngũ nhân viên hiện trường của HML sẽ hỗ trợ và follow trong quá trình giao nhận hàng tại kho:

• Tiếp nhận hàng hóa và điền thông tin vào phiếu cân (gồm 4 liên trắng, đỏ, xanh, vàng). Hướng dẫn xe đưa hàng vào kho hàng không.
• Sau khi hàng hóa được cân và thông tin trên phiếu cân được hoàn tất (bao gồm số lượng, kích thước, trọng lượng thực và trọng lượng tính cước), nhân viên OPS sẽ trình đại diện kho hàng (TCS/SCSC hoặc NCTS/ALS/ACSV) ký xác nhận. Đại diện kho giữ lại liên màu Vàng và photo Booking.
• Dùng liên màu Trắng kèm theo Booking để hoàn tất thủ tục vận đơn MAWB/HAWB.
• Nếu tờ khai thuộc luồng đỏ và phải kiểm hóa, sử dụng liên màu Xanh để tiến hành kiểm tra Hải quan.
• Sau khi hàng hóa thông quan, sử dụng MAWB/HAWB cùng phiếu cân để thực hiện ký giám sát và thanh lý Hải quan.
• Hoàn tất thanh lý Hải quan, chuyển tờ khai đã thanh lý có dấu xác nhận đến bộ phận soi chiếu an ninh để kiểm tra hàng hóa trước khi xếp lên máy bay.
• Gửi phiếu cân cho hãng hàng không để cập nhật trọng lượng DIM, GW thực tế trên AWB, đồng thời nộp HAWB final, Manifest. Nếu được yêu cầu, các chứng từ như invoice, packing list, và tài liệu gốc khác sẽ được gửi theo chuyến bay đến sân bay đích.
• Lưu lại liên màu Hồng của phiếu cân để làm hồ sơ, kèm theo bản MAWB dành cho Shipper.

Bước 6: LÀM THỦ TỤC HÀNG KHÔNG

Hãng hàng không hoặc đại lý vận chuyển tiến hành kiểm tra chứng từ và xác nhận vận đơn. Các công việc chính:

• Đối chiếu thông tin trên vận đơn với hàng thực tế
• Cập nhật dữ liệu vào hệ thống hàng không
• Xác nhận lịch trình bay và vị trí xếp hàng

Bước 7: XẾP HÀNG LÊN MÁY BAY

Sau khi hoàn tất thủ tục, hàng hóa được nhân viên sân bay sắp xếp và vận chuyển lên máy bay theo đúng lịch trình. Quá trình này yêu cầu kiểm tra an ninh và đảm bảo hàng hóa không vi phạm quy định hàng không quốc tế.

Bước 8: VẬN CHUYỂN VÀ NHẬP KHẨU TẠI SÂN BAY ĐÍCH

Hàng hóa sau khi đến sân bay đích sẽ được dỡ xuống và chuyển vào khu vực nhập khẩu. Người nhận hoặc đại lý logistics sẽ tiến hành làm thủ tục nhập khẩu, bao gồm:

• Khai báo hải quan nhập khẩu
• Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)
• Kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của cơ quan quản lý

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu, hàng hóa được giao đến người nhận hoặc kho trung chuyển.

2. HML – ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN HÀNG KHÔNG UY TÍN VÀ CHẤT LƯỢNG

HML tự hào là một trong những đơn vị vận chuyển hàng không hàng đầu, cung cấp dịch vụ logistics chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả.

• Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực vận tải hàng không, HML cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp vận chuyển tối ưu, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian, đúng địa điểm với chi phí cạnh tranh.
• Chúng tôi sở hữu mạng lưới đối tác rộng khắp, kết nối với các hãng hàng không lớn, giúp linh hoạt trong việc đặt lịch bay và đảm bảo vận chuyển hàng hóa nhanh chóng.
• Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của HML luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong từng bước của quy trình, từ báo giá, làm thủ tục hải quan đến kiểm tra, đóng gói và theo dõi hành trình lô hàng.
• Với phương châm “An toàn – Chính xác – Hiệu quả”, HML không ngừng cải thiện dịch vụ để mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng.

Thủ tục giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không trong logistics đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan, bao gồm doanh nghiệp xuất khẩu, hãng hàng không, cơ quan hải quan và đơn vị logistics. Việc tuân thủ chặt chẽ các quy trình giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và tối ưu hóa chuỗi cung ứng toàn cầu.

HML SUPPLY CHAIN,. JSC

Tel: +84 82 369 2828

Email: infor@hml.com.vn

Website: hml.com.vn